In 2004 zijn acht provincies van start gegaan met het vullen en implementeren in hun website van een producten- en dienstencatalogus, zoals e-Provincies deze in 2003 in navolging van de landelijke productencatalogus van Overheid.nl heeft ontwikkeld. De overige vier provincies zullen in 2005 volgen. Bij de implementatie van deze catalogi komt de behoefte naar voren om opnieuw te bekijken welke producten en diensten provincies nu precies kennen en welke daarvan in de catalogi dienen te worden opgenomen. Deze heroverweging is nodig om tot een goede implementatie van catalogi bij alle provincies te komen en het (gezamenlijk) beheer van de producten- en dienstenbeschrijvingen te optimaliseren.

Daarnaast is door e-Provincies de ambitie geformuleerd om bij minstens zes provincies minstens 50 formulieren aan producten in de catalogi te koppelen. Het kan daarbij zowel gaan om passieve als om actieve formulieren, waarbij in het laatste geval zelfs in enkele gevallen een volledige automatische afhandeling wordt nagestreefd. Als voorbereiding hierop is in juni 2004 door Dialogic een onderzoek uitgevoerd naar de stand van zaken rond elektronische formulieren bij de provincies. Dit onderzoek dient nu te worden geactualiseerd en operationeel te worden gemaakt. Met betrekking tot de automatische afhandeling van diensten/processen dient te worden vastgesteld welke circa tien diensten hiervoor in aanmerking komen.

Voor de komende periode wil e-Provincies een concreet werkplan opstellen met daarin een heldere aanpak voor beide vraagstukken. Om dit werkplan te kunnen maken, wil e- Provincies eerst antwoord op enkele onderzoeksvragen.

• Welke producten en diensten kennen provincies en welke moeten in de catalogi van provincies worden opgenomen?
• Hoe kan het voorstel uit het onderzoeksrapport uit 2004 van Dialogic, genaamd "E-formulieren bij provincies" geactualiseerd worden en operationeel worden gemaakt?
• Welke circa tien producten bij verschillende provincies lenen zich het beste voor een nagenoeg volledige elektronische/automatische afhandeling?

In 2004 zijn acht provincies van start gegaan met het vullen en implementeren van een producten- en dienstencatalogus op hun website, zoals het programma e-Provincies deze in 2003 heeft ontwikkeld. De overige vier provincies zullen in de loop van 2005 volgen. De catalogi hebben tot doel om het aanbod van producten en diensten beter te ontsluiten (voorkant) en het beheer van gemeenschappelijke producten (en productbeschrijvingen) aan de achterkant efficiënter te regelen. Bij de verdere implementatie van deze catalogi is het van belang te weten welke producten en diensten de twaalf provincies nu precies kennen en welke daarvan in de catalogi dienen te worden opgenomen. Met name de verhouding generieke producten (voor alle provincies hetzelfde) versus specifieke producten is daarbij aan de orde. De vraag is in dit onderzoek beantwoord in de vorm van een uitgebreide inventarisatie onder alle provincies.

Een vervolgvraag is welke handelingen met betrekking tot producten zich lenen voor afwikkeling via elektronische formulieren. Bij handelingen kan gedacht worden aan aanvragen, meldingen of een aangifte met betrekking tot een specifiek product. Aan de hand van criteria (zoals bijvoorbeeld gebruiksaantallen van een specifiek product en daarmee te behalen efficiencywinst in het proces van informatie-uitwisseling) die in overleg met projectleiders e-dienstverlening bij provincies zijn vastgesteld, is een selectie gemaakt van negen producten waarvoor gezamenlijk e-formulieren ontwikkeld zouden kunnen worden.

De subsidies voor cultuur en zorg zijn veelal provinciespecifiek. Hier zal dus een afzonderlijke aanpak gevolgd moeten worden: er moet recht worden gedaan aan de couleur locale van de betreffende provincie, maar er moet ook worden gewerkt aan de gemeenschappelijke zaken/functionaliteiten. Wij adviseren om de andere acht formulieren gezamenlijk te ontwikkelen en daarbij (als pilot) aan te haken bij het nieuwe overheidsbrede programma e-Formulieren. Het programma heeft als doel een gemeenschappelijke voorziening op te zetten voor de ontwikkeling en het beheer van elektronische formulieren in de strijd tegen administratieve lasten.

Een derde onderzoeksvraag betreft het volledig digitaal afhandelen van producten en diensten die aan elektronische formulieren zijn/worden gekoppeld. Een relevant aanvullend criterium daarbij is de beschikbaarheid van procesbeschrijvingen. Uit de subset van bovenstaande acht formulieren, is op dit moment alleen van de aanvraag milieuvergunning een procesbeschrijving beschikbaar. Zodra van meer handelingen procesbeschrijvingen beschikbaar komen, kan bepaald worden of zij ook in aanmerking komen voor het digitaliseren van de achterliggende werkprocessen. Daarnaast wordt van het project Routekaarten binnen e-Provincies verwacht dat hiermee op korte termijn tools beschikbaar komen om de digitalisering van de werkprocessen achter de geselecteerde handelingen/formulieren te ondersteunen.